Reservas online para despachos de abogados: cómo gestionar la primera consulta
La mayoría de los clientes nuevos contactan con un despacho de la misma manera: llaman o envían un correo, y luego hay varias idas y venidas hasta encontrar una hora. Es tiempo del que ni el cliente ni la recepción sacan nada, y un cliente con prisa quizá contacte sin más con el siguiente despacho de la lista.
Las reservas online resuelven parte de eso. Pero un despacho de abogados no puede poner una agenda abierta en su web sin más. Hay que comprobar conflictos de intereses, rige el secreto profesional y la primera conversación tiene que llegar al abogado que de verdad trabaja en esa materia. Así puedes hacerlo.
Primera consulta: ¿reserva directa o aprobación previa?
Hay dos formas de gestionar una primera consulta.
Reserva directa: El cliente elige una hora libre y queda confirmada al momento. Es lo más rápido para el cliente, pero la hora queda ocupada en la agenda antes de saber quién es el cliente o de qué trata el asunto.
Solicitud de reserva: El cliente elige una hora y envía una solicitud. Tú la ves, la revisas y la apruebas o la rechazas antes de confirmarla. El cliente sigue eligiendo la hora, pero la última palabra es tuya.
Para la mayoría de los despachos, la solicitud de reserva es lo adecuado para las primeras consultas, mientras que las reuniones de seguimiento con clientes existentes pueden reservarse directamente. Elige un sistema en el que puedas decidirlo por servicio, para no tener que escoger una sola opción para todo.
Comprueba los conflictos antes de confirmar la hora
Antes de aceptar un asunto, tienes que asegurarte de que no hay conflicto de intereses. Es más fácil hacerlo antes de la primera conversación que durante ella.
Con la solicitud de reserva, puedes integrar la comprobación en la propia reserva:
- Añade al formulario de la primera consulta una pregunta sobre el nombre de la parte contraria, si la hay.
- Cuando llegue la solicitud, busca como siempre en tu programa de gestión de expedientes.
- Si no hay conflicto, apruebas la hora. Si lo hay, rechazas la solicitud antes de que se haya acordado nada.
Así nunca confirmas una reunión que luego tengas que cancelar.
Pregunta solo lo necesario
Un formulario de reserva no es el lugar para los detalles del asunto. Pregunta lo que necesitas para prepararte y comprobar conflictos: nombre, datos de contacto, área del derecho y, en su caso, parte contraria. El resto te lo puede contar el cliente en la reunión.
Así reduces la cantidad de datos personales, y el formulario se rellena antes. Si el sistema de reservas trata datos personales por cuenta tuya, necesitas un contrato de encargado del tratamiento con el proveedor. Muchos despachos eligen además un sistema que guarde los datos en la UE.
Que el cliente reserve con el abogado adecuado
Un cliente que necesita ayuda con una herencia no debería poder reservar con tu abogado mercantilista. Organiza tus servicios por área, como derecho de familia, sucesiones o mercantil, y asigna cada abogado a las áreas en las que trabaja. Así, al elegir un servicio, el cliente solo ve a los abogados que pueden ayudarle.
Si tienes varias oficinas, dale a cada una su propia página de reservas, con su dirección y sus abogados.
Presencial u online
Muchas primeras consultas funcionan muy bien por videollamada. Decídelo por servicio: una reunión presencial muestra la dirección de la oficina en la confirmación, y una reunión online recibe un enlace de Teams automáticamente. Así nadie tiene que acordarse de enviar un enlace después. Los enlaces de Teams suelen requerir que el calendario esté conectado con una cuenta profesional o educativa de Microsoft 365; una cuenta personal de Outlook.com no basta.
Primera consulta gratuita o de pago
Que la primera consulta sea gratuita es una decisión de negocio. Si la cobras, puedes dejar que el cliente pague un anticipo o el importe completo al reservar. Eso también reduce el número de clientes que no se presentan.
Lista: lo que debe hacer el sistema de reservas
- Solicitud de reserva, configurable por servicio
- Un formulario de reserva en el que tú decides las preguntas de cada servicio, como la parte contraria
- Servicios asignados a los abogados que los prestan
- Enlace de Teams automático en las reuniones online
- Una página de reservas por oficina, si tienes varias
- Recordatorios al cliente antes de la reunión
- Control de acceso, para que no todo el equipo vea a todos los clientes
- Alojamiento en la UE y contrato de encargado del tratamiento
- Pago al reservar, si la primera consulta es de pago
Cómo hacerlo en Tempari
Tempari está pensado para negocios que funcionan con citas, y los despachos de abogados son uno de ellos. Si eliges abogado al crear tu negocio, Tempari empieza con servicios escritos para un despacho. Puedes editar o eliminar cualquiera.
Después decides por servicio si necesita aprobación o se reserva directamente, qué preguntas hace el formulario de reserva y si la reunión es presencial u online. Las reuniones online reciben un enlace de Teams cuando conectas tu calendario de Outlook con una cuenta profesional o educativa de Microsoft 365.
Propietarios y administradores ven a todos los clientes, mientras que el resto del equipo solo ve a los clientes que ha atendido o añadido. Cada oficina tiene su propia página de reservas, y los datos se guardan en la UE con contrato de encargado del tratamiento.
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