Letar du efter ett Calendly-alternativ med hosting i EU?

Calendly är ett av de mest kända planeringsverktygen, och det av goda skäl: det går snabbt att komma igång, och det fungerar bra för att boka möten med en person. Men driver du ett europeiskt företag som tar emot klientbokningar, till exempel en advokatbyrå, en redovisningsbyrå eller en konsultfirma, dyker tre saker ofta upp: var dina klienters data lagras, vad som händer med priset när teamet växer, och om du kan kontrollera en bokning innan den bekräftas.

Här går vi igenom var och en, även där Calendly är det bättre valet. Uppgifterna om Calendly kommer från deras egna pris- och hjälpsidor i september 2026.

Var Calendly lagrar dina data

Enligt Calendlys hjälpcenter lagrar de data om användare och inbjudna i datacenter i USA, hos Google Cloud och Amazon Web Services. De erbjuder inte datalagring i EU. Överföringar av europeiska personuppgifter omfattas av EU:s standardavtalsklausuler i deras personuppgiftsbiträdesavtal.

Det är en rättslig grund för överföringen, och för många företag räcker det. Men de som bokar hos dig är dina klienter, och du ansvarar för deras data. Vissa byråer, särskilt inom juridik, redovisning och vård, föredrar eller måste hålla klientdata inom EU, och en del av deras klienter frågar efter det. Gäller det dig, titta efter ett verktyg som är hostat i EU och erbjuder ett personuppgiftsbiträdesavtal.

En reservation gäller alla bokningsverktyg, hostade i EU eller inte: synkroniserar du bokningar till en Google- eller Microsoft-kalender lagras de bokningarna också hos den leverantören.

Microsoft 365 och Teams: inget skäl att byta

Kör ert företag på Microsoft 365 är den goda nyheten att Calendly stöder det. Det synkroniserar med Outlook-kalendrar och kan lägga till en Microsoft Teams-länk i varje möte. Microsoft i sig är alltså inget skäl att lämna Calendly. Det viktiga är om alternativet du väljer också stöder det: kontrollera synkronisering med Outlook-kalendern och automatiska Teams-länkar innan du byter.

En sak är bra att veta oavsett: automatiska Teams-länkar kräver ett Microsoft 365-arbets- eller skolkonto. Det gäller både Calendly och Tempari; ett personligt Outlook.com-konto räcker inte.

Använder ni redan Microsoft Bookings? Läs när det är värt att byta från Microsoft Bookings.

Pris per användare när teamet växer

Calendly tar betalt per användare. På deras prissida kostar Standard från 10 $ per användare i månaden och Teams, som lägger till round robin och routing, från 16 $ per användare i månaden. Alla som håller möten behöver en licens.

Det är prisvärt för en eller två personer. För ett företag där alla tar emot bokningar följer priset antalet anställda:

Listpriser exklusive moms; Calendly fakturerar i amerikanska dollar, Tempari i euro. Poängen är kurvans form, inte den exakta växelkursen: den ena stiger för varje anställning, den andra gör det inte.

Godkänn en bokning innan den bekräftas

Calendly bekräftar bokningar direkt. En medarbetare på Calendly bekräftade i deras community att de inte stöder manuell bekräftelse, som ett medvetet val för att undvika fram och tillbaka.

För säljsamtal är det precis vad man vill ha. För en advokatbyrå som tar emot en ny klient är det inte det: ni måste göra en jävskontroll innan ni träffas, och en första konsultation är kanske inget ni vill acceptera automatiskt. Titta efter ett verktyg där du per tjänst kan välja om en bokning bekräftas direkt eller väntar på ert godkännande.

När Calendly är det bättre valet

Calendly är en stark produkt, och för vissa team är det rätt val:

• Ni bokar främst sälj- eller introduktionsmöten och vill ha lead-routing och CRM-integrationer.
• Ni är en eller två personer och värderar ett stort utbud av integrationer högre än hosting i EU.
• Datalagring i USA är acceptabelt för er och era klienter.

Det här ska du titta efter i ett EU-alternativ

• Hosting i EU och ett personuppgiftsbiträdesavtal
• Synkronisering med Outlook-kalendern och automatiska Microsoft Teams-länkar, om ni använder Microsoft 365
• Frågor i bokningsformuläret som ni själva bestämmer per tjänst
• Ett pris som inte växer med varje person ni anställer
• Bokningar som godkänns först, valt per tjänst
• Medarbetare kopplade till de tjänster de faktiskt erbjuder
• En bokningssida per filial, om ni har mer än en adress

Så står sig Tempari

Tempari är ett bokningssystem byggt i Danmark för företag som lever på tidsbokningar. Det är hostat i EU med ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt GDPR. Ni bestämmer per tjänst om en bokning bekräftas direkt eller väntar på ert godkännande, och vilka frågor bokningsformuläret ställer. Onlinetjänster får automatiskt en Microsoft Teams-länk när ni har anslutit er Outlook-kalender med ett Microsoft 365-arbets- eller skolkonto. Priset är per företag i stället för per användare: Team kostar 66 € i månaden per filial med obegränsat antal medarbetare.

Läs mer om bokning med godkännande, där du godkänner bokningar innan de bekräftas.

Se Temparis priser eller läs om funktionerna.