Nettbooking for advokatfirmaer: slik tar dere imot første konsultasjon
De fleste nye klienter tar første kontakt med et advokatfirma på samme måte: de ringer eller sender en e-post, og så går det noen runder frem og tilbake før en time er funnet. Det er tid som verken klienten eller sentralbordet får noe ut av, og en klient som har det travelt, kontakter kanskje bare neste firma på listen.
Nettbooking løser en del av det. Men et advokatfirma kan ikke bare legge ut en åpen kalender på nettsiden. Det må sjekkes for interessekonflikter, taushetsplikten gjelder, og den første samtalen skal havne hos den advokaten som faktisk jobber med området. Slik kan dere gjøre det.
Første konsultasjon: book direkte eller godkjenn først?
Det finnes to måter å ta imot en første konsultasjon på.
Direkte booking: Klienten velger en ledig time, og den er bekreftet med en gang. Det er raskest for klienten, men timen er opptatt i kalenderen før dere vet hvem klienten er og hva saken gjelder.
Bookingforespørsel: Klienten velger en time og sender en forespørsel. Dere ser den, sjekker den og godkjenner eller avslår før den blir bekreftet. Klienten velger fortsatt tidspunktet selv, men dere har siste ord.
For de fleste advokatfirmaer er bookingforespørsel riktig for første konsultasjoner, mens oppfølgingsmøter med eksisterende klienter godt kan bookes direkte. Velg et system der dere kan bestemme det per tjeneste, så dere slipper å velge én løsning for alt.
Sjekk for interessekonflikt før timen blir bekreftet
Før dere påtar dere et oppdrag, må dere forsikre dere om at det ikke finnes en interessekonflikt. Det er lettere å gjøre før den første samtalen enn under den.
Med bookingforespørsel kan dere bygge sjekken inn i selve bookingen:
- Legg til et spørsmål i bookingskjemaet for første konsultasjon om navnet på motparten, hvis det finnes en.
- Når forespørselen kommer inn, søker dere som vanlig i saksbehandlingssystemet.
- Er det ingen konflikt, godkjenner dere timen. Er det en, avslår dere forespørselen før noe er avtalt.
Slik bekrefter dere aldri et møte dere senere må avlyse.
Spør bare om det nødvendige
Et bookingskjema er ikke stedet for sakens detaljer. Spør om det dere trenger for å forberede dere og sjekke for konflikter: navn, kontaktopplysninger, rettsområde og eventuell motpart. Resten kan klienten fortelle i møtet.
Det holder mengden personopplysninger nede, og det gjør skjemaet raskere å fylle ut. Behandler bookingsystemet personopplysninger på vegne av dere, trenger dere en databehandleravtale med leverandøren. Mange velger dessuten et system der data lagres i EU/EØS.
La klienten booke riktig advokat
En klient som trenger hjelp med et arveoppgjør, skal ikke kunne booke time hos forretningsadvokaten deres. Sett opp tjenestene etter rettsområde, for eksempel familierett, arv og dødsbo eller forretningsjus, og knytt hver advokat til områdene de jobber med. Da ser klienten bare advokatene som kan hjelpe, når en tjeneste er valgt.
Har dere flere kontorer, gi hvert kontor sin egen bookingside med egen adresse og egne advokater.
Fysisk møte eller på nett
Mange første konsultasjoner fungerer godt som videomøte. Bestem det per tjeneste: et fysisk møte viser kontorets adresse i bekreftelsen, og et nettmøte får automatisk en Teams-lenke. Da trenger ingen å huske å sende en lenke etterpå. Teams-lenker krever vanligvis at kalenderen er koblet til en Microsoft 365-jobb- eller skolekonto; en personlig Outlook.com-konto holder ikke.
Gratis eller betalt første samtale
Om den første samtalen er gratis, er et forretningsvalg. Tar dere betalt, kan dere la klienten betale et depositum eller hele beløpet når de booker. Det reduserer også antallet klienter som ikke møter opp.
Sjekkliste: dette bør bookingsystemet kunne
- Bookingforespørsel, valgt per tjeneste
- Et bookingskjema der dere selv bestemmer spørsmålene per tjeneste, for eksempel om motparten
- Tjenester knyttet til advokatene som utfører dem
- Automatisk Teams-lenke ved nettmøter
- En bookingside per kontor, hvis dere har flere
- Påminnelser til klienten før møtet
- Tilgangsstyring, så ikke alle ansatte ser alle klienter
- Hosting i EU og en databehandleravtale
- Mulighet for betaling ved booking, hvis første samtale koster noe
Slik gjør dere det i Tempari
Tempari er laget for bedrifter som lever av timeavtaler, og advokatfirmaer er en av dem. Velger dere advokat når dere oppretter bedriften, starter Tempari med tjenester skrevet for et advokatfirma. Alle tjenester kan endres eller slettes.
Deretter velger dere per tjeneste om den skal godkjennes først eller bookes direkte, hvilke spørsmål bookingskjemaet stiller, og om møtet er fysisk eller på nett. Nettmøter får en Teams-lenke når dere har koblet Outlook-kalenderen til en Microsoft 365-jobb- eller skolekonto.
Eiere og administratorer ser alle klienter, mens andre ansatte bare ser klientene de selv har møtt eller lagt til. Hvert kontor får sin egen bookingside, og data lagres i EU med en databehandleravtale.
Se hvordan timebestilling med godkjenning fungerer.
Se alle funksjoner eller se prisene. Alle abonnementer kan prøves gratis i 30 dager uten betalingskort.
