Leder du efter et Calendly-alternativ med hosting i EU?

Calendly er et af de mest kendte planlægningsværktøjer, og med god grund: det er hurtigt at sætte op, og det virker godt til at booke møder med én person. Men driver du en europæisk virksomhed, der tager imod klientaftaler, fx et advokatfirma, et revisionsfirma eller et konsulenthus, dukker tre ting tit op: hvor dine klienters data opbevares, hvad der sker med prisen, når teamet vokser, og om du kan tjekke en booking, før den bliver bekræftet.

Her ser vi på hver af dem, også dér, hvor Calendly er det bedste valg. Oplysningerne om Calendly er fra deres egne pris- og hjælpesider i september 2026.

Hvor Calendly opbevarer dine data

Ifølge Calendlys hjælpecenter opbevarer de data om brugere og inviterede i datacentre i USA, hostet hos Google Cloud og Amazon Web Services. De tilbyder ikke dataopbevaring i EU. Overførsler af europæiske personoplysninger er dækket af EU’s standardkontraktbestemmelser i deres databehandleraftale.

Det er et lovligt grundlag for overførslen, og for mange virksomheder er det nok. Men dem, der booker hos dig, er dine klienter, og du har ansvaret for deres data. Nogle firmaer, især inden for jura, revision og sundhed, foretrækker eller skal holde klientdata i EU, og nogle af deres klienter spørger efter det. Gælder det dig, så kig efter et værktøj, der er hostet i EU og tilbyder en databehandleraftale.

Et forbehold gælder for alle bookingværktøjer, hostet i EU eller ej: synkroniserer du bookinger til en Google- eller Microsoft-kalender, opbevares de bookinger også hos den udbyder.

Microsoft 365 og Teams: ikke en grund til at skifte

Kører jeres firma på Microsoft 365, er den gode nyhed, at Calendly understøtter det. Det synkroniserer med Outlook-kalendere og kan sætte et Microsoft Teams-link på hvert møde. Microsoft i sig selv er altså ikke en grund til at forlade Calendly. Det vigtige er, om det alternativ, du vælger, også understøtter det: tjek for synkronisering med Outlook-kalenderen og automatiske Teams-links, før du skifter.

Én ting er god at vide uanset hvad: automatiske Teams-links kræver en Microsoft 365-arbejds- eller skolekonto. Det gælder både Calendly og Tempari; en personlig Outlook.com-konto rækker ikke.

Bruger I allerede Microsoft Bookings? Læs hvornår det giver mening at skifte fra Microsoft Bookings.

Pris pr. bruger, når teamet vokser

Calendly tager betaling pr. bruger. På deres prisside står Standard fra $10 pr. bruger om måneden og Teams, der tilføjer round robin og routing, fra $16 pr. bruger om måneden. Alle, der holder møder, skal have en licens.

Det er god værdi for én eller to personer. For en virksomhed, hvor alle tager imod aftaler, følger prisen antallet af ansatte:

Listepriser ekskl. moms; Calendly fakturerer i amerikanske dollars, Tempari i kroner. Pointen er kurvens form, ikke den præcise valutakurs: den ene stiger for hver ansættelse, den anden gør ikke.

Godkend en booking, før den bliver bekræftet

Calendly bekræfter bookinger med det samme. En medarbejder hos Calendly bekræftede i deres community, at de ikke understøtter manuel bekræftelse, som et bevidst valg for at undgå frem og tilbage.

Til salgsmøder er det præcis, hvad man vil have. For et advokatfirma, der tager imod en ny klient, er det ikke: I skal tjekke for interessekonflikter, før I mødes, og en første konsultation er måske ikke noget, I vil acceptere automatisk. Kig efter et værktøj, hvor du pr. ydelse kan vælge, om en booking bekræftes med det samme eller venter på jeres godkendelse.

Når Calendly er det bedste valg

Calendly er et stærkt produkt, og for nogle teams er det det rigtige valg:

• I booker primært salgs- eller introduktionsmøder og vil have lead-routing og CRM-integrationer.
• I er én eller to personer og vægter et stort udvalg af integrationer højere end hosting i EU.
• Dataopbevaring i USA er acceptabelt for jer og jeres klienter.

Det skal du kigge efter i et EU-alternativ

• Hosting i EU og en databehandleraftale
• Synkronisering med Outlook-kalenderen og automatiske Microsoft Teams-links, hvis I bruger Microsoft 365
• Spørgsmål i bookingformularen, som I selv bestemmer pr. ydelse
• En pris, der ikke vokser med hver person, I ansætter
• Bookinger, der godkendes først, valgt pr. ydelse
• Medarbejdere knyttet til de ydelser, de faktisk tilbyder
• En bookingside pr. afdeling, hvis I har mere end én adresse

Sådan klarer Tempari sig

Tempari er et bookingsystem bygget i Danmark til virksomheder, der lever af aftaler. Det er hostet i EU med en GDPR-databehandleraftale. I bestemmer pr. ydelse, om en booking bekræftes med det samme eller venter på jeres godkendelse, og hvilke spørgsmål bookingformularen stiller. Online ydelser får automatisk et Microsoft Teams-link, når I har forbundet jeres Outlook-kalender med en Microsoft 365-arbejds- eller skolekonto. Prisen er pr. virksomhed frem for pr. bruger: Team koster 499 kr. om måneden pr. afdeling med ubegrænset antal ansatte.

Læs mere om booking med godkendelse, hvor du godkender bookinger, før de bekræftes.

Se Temparis priser eller læs om funktionerne.