Onlinebokning för advokatbyråer: så tar ni emot första konsultationen
De flesta nya klienter tar första kontakten med en advokatbyrå på samma sätt: de ringer eller skickar ett mejl, och sedan går det några vändor fram och tillbaka innan en tid är hittad. Det är tid som varken klienten eller receptionen får något ut av, och en klient som har bråttom kontaktar kanske bara nästa byrå på listan.
Onlinebokning löser en del av det. Men en advokatbyrå kan inte bara lägga ut en öppen kalender på webbplatsen. Det ska göras en jävskontroll, tystnadsplikt gäller, och det första samtalet ska hamna hos den advokat som faktiskt arbetar med området. Så här kan ni göra.
Första konsultationen: boka direkt eller godkänn först?
Det finns två sätt att ta emot en första konsultation.
Direktbokning: Klienten väljer en ledig tid, och den är bekräftad direkt. Det är snabbast för klienten, men tiden är upptagen i kalendern innan ni vet vem klienten är och vad ärendet gäller.
Bokningsförfrågan: Klienten väljer en tid och skickar en förfrågan. Ni ser den, kontrollerar den och godkänner eller avböjer innan den bekräftas. Klienten får fortfarande välja tiden själv, men ni har sista ordet.
För de flesta advokatbyråer är bokningsförfrågan rätt för första konsultationer, medan uppföljande möten med befintliga klienter gärna kan bokas direkt. Välj ett system där ni kan bestämma det per tjänst, så att ni inte behöver välja en lösning för allt.
Gör jävskontrollen innan tiden bekräftas
Innan ni åtar er ett uppdrag måste ni försäkra er om att det inte finns någon intressekonflikt. Det är lättare att göra före det första samtalet än under det.
Med bokningsförfrågan kan ni bygga in kontrollen i själva bokningen:
- Lägg till en fråga i bokningsformuläret för första konsultationen om motpartens namn, om det finns en.
- När förfrågan kommer in söker ni som vanligt i ert ärendehanteringssystem.
- Finns ingen konflikt godkänner ni tiden. Finns det en avböjer ni förfrågan innan något är avtalat.
På så sätt bekräftar ni aldrig ett möte som ni sedan måste ställa in.
Fråga bara om det nödvändiga
Ett bokningsformulär är inte platsen för ärendets detaljer. Fråga om det ni behöver för att förbereda er och kontrollera jäv: namn, kontaktuppgifter, rättsområde och eventuell motpart. Resten kan klienten berätta på mötet.
Det håller nere mängden personuppgifter, och det gör formuläret snabbare att fylla i. Behandlar bokningssystemet personuppgifter för er räkning behöver ni ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören. Många väljer dessutom ett system där data lagras i EU.
Låt klienten boka rätt advokat
En klient som behöver hjälp med ett arvsärende ska inte kunna boka tid hos er affärsjurist. Lägg upp era tjänster efter rättsområde, till exempel familjerätt, arv och bouppteckning eller affärsjuridik, och koppla varje advokat till de områden de arbetar med. Då ser klienten bara de advokater som kan hjälpa, när en tjänst är vald.
Har ni flera kontor, ge varje kontor en egen bokningssida med egen adress och egna advokater.
På plats eller online
Många första konsultationer fungerar utmärkt som videomöte. Bestäm det per tjänst: ett möte på plats visar kontorets adress i bekräftelsen, och ett onlinemöte får automatiskt en Teams-länk. Då behöver ingen komma ihåg att skicka en länk efteråt. Teams-länkar kräver vanligtvis att kalendern är ansluten med ett Microsoft 365-arbets- eller skolkonto; ett personligt Outlook.com-konto räcker inte.
Gratis eller betald första konsultation
Om den första konsultationen är gratis är ett affärsbeslut. Tar ni betalt kan ni låta klienten betala en handpenning eller hela beloppet när de bokar. Det minskar också antalet klienter som inte dyker upp.
Checklista: det här ska bokningssystemet klara
- Bokningsförfrågan, vald per tjänst
- Ett bokningsformulär där ni själva bestämmer frågorna per tjänst, till exempel om motparten
- Tjänster kopplade till de advokater som utför dem
- Automatisk Teams-länk vid onlinemöten
- En bokningssida per kontor, om ni har flera
- Påminnelser till klienten före mötet
- Behörighetsstyrning, så att inte alla medarbetare ser alla klienter
- Hosting i EU och ett personuppgiftsbiträdesavtal
- Möjlighet till betalning vid bokning, om första konsultationen kostar något
Så gör ni i Tempari
Tempari är byggt för företag som lever på tidsbokningar, och advokatbyråer är ett av dem. Väljer ni advokat när ni skapar företaget startar Tempari med tjänster skrivna för en advokatbyrå. Alla tjänster kan ändras eller tas bort.
Sedan väljer ni per tjänst om den ska godkännas först eller bokas direkt, vilka frågor bokningsformuläret ställer, och om mötet är på plats eller online. Onlinemöten får en Teams-länk när ni har anslutit er Outlook-kalender med ett Microsoft 365-arbets- eller skolkonto.
Ägare och administratörer ser alla klienter, medan övriga medarbetare bara ser de klienter de själva har träffat eller lagt till. Varje kontor får en egen bokningssida, och data lagras i EU med ett personuppgiftsbiträdesavtal.
Se hur bokning med godkännande fungerar.
Se alla funktioner eller se priserna. Alla abonnemang kan testas gratis i 30 dagar, inget kort krävs.
