Online booking for advokatfirmaer: sådan tager I imod første konsultation
De fleste nye klienter tager første kontakt til et advokatfirma på samme måde: de ringer eller skriver en mail, og så går der et par runder frem og tilbage, før der er fundet en tid. Det er tid, som hverken klienten eller sekretariatet får noget ud af, og en klient, der har travlt, kontakter måske bare det næste firma på listen.
Online booking løser en del af det. Men et advokatfirma kan ikke bare sætte en åben kalender på hjemmesiden. Der skal tjekkes for interessekonflikter, der gælder tavshedspligt, og den første samtale skal lande hos den advokat, der faktisk arbejder med området. Her er, hvordan I kan gøre det.
Første konsultation: book direkte eller godkend først?
Der er to måder at tage imod en første konsultation på.
Direkte booking: Klienten vælger en ledig tid, og den er bekræftet med det samme. Det er det hurtigste for klienten, men tiden er optaget i kalenderen, før I ved, hvem klienten er, og hvad sagen handler om.
Anmodning om booking: Klienten vælger en tid og sender en anmodning. I ser den, tjekker den og godkender eller afviser, før den bliver bekræftet. Klienten får stadig lov at vælge tidspunktet selv, men I har det sidste ord.
For de fleste advokatfirmaer er anmodning om booking det rigtige til første konsultationer, mens opfølgende møder med eksisterende klienter godt kan bookes direkte. Vælg et system, hvor I kan bestemme det pr. ydelse, så I ikke skal vælge én løsning for alt.
Tjek for interessekonflikt, før tiden bliver bekræftet
Før I påtager jer en sag, skal I sikre jer, at der ikke er en interessekonflikt. Det er lettere at gøre, før den første samtale end under den.
Med anmodning om booking kan I bygge tjekket ind i selve bookingen:
- Tilføj et spørgsmål til bookingformularen for første konsultation om navnet på modparten, hvis der er en.
- Når anmodningen kommer ind, søger I som vanligt i jeres sagssystem.
- Er der ingen konflikt, godkender I tiden. Er der en, afviser I anmodningen, før der er aftalt noget.
På den måde får I aldrig bekræftet et møde, I bagefter må aflyse.
Spørg kun om det nødvendige
En bookingformular er ikke et sted for sagens detaljer. Spørg om det, I skal bruge for at forberede jer og tjekke for konflikter: navn, kontaktoplysninger, sagsområde og eventuel modpart. Resten kan klienten fortælle til mødet.
Det holder mængden af personoplysninger nede, og det gør formularen hurtigere at udfylde. Behandler bookingsystemet personoplysninger på jeres vegne, skal I have en databehandleraftale med leverandøren. Mange vælger desuden et system, hvor data opbevares i EU.
Lad klienten booke den rigtige advokat
En klient, der skal have hjælp til en arvesag, skal ikke kunne booke en tid hos jeres erhvervsadvokat. Sæt jeres ydelser op efter sagsområde, fx familieret, arv og dødsbo eller erhverv, og knyt hver advokat til de områder, vedkommende arbejder med. Så ser klienten kun de advokater, der kan hjælpe, når en ydelse er valgt.
Har I flere kontorer, så giv hvert kontor sin egen bookingside med sin egen adresse og sine egne advokater.
Fysisk møde eller online
Mange første konsultationer kan sagtens tages som videomøde. Bestem det pr. ydelse: et fysisk møde viser kontorets adresse i bekræftelsen, og et onlinemøde får automatisk et Teams-link. Så skal ingen huske at sende et link bagefter. Teams-links kræver typisk, at kalenderen er forbundet med en Microsoft 365-arbejds- eller skolekonto; en privat Outlook.com-konto rækker ikke.
Gratis eller betalt første samtale
Om den første samtale er gratis, er et forretningsvalg. Tager I betaling, kan I lade klienten betale et depositum eller hele beløbet, når de booker. Det mindsker også antallet af klienter, der ikke dukker op.
Tjekliste: det skal bookingsystemet kunne
- Anmodning om booking, valgt pr. ydelse
- En bookingformular, hvor I selv bestemmer spørgsmålene pr. ydelse, fx om modparten
- Ydelser knyttet til de advokater, der udfører dem
- Automatisk Teams-link ved onlinemøder
- En bookingside pr. kontor, hvis I har flere
- Påmindelser til klienten før mødet
- Adgangsstyring, så ikke alle medarbejdere ser alle klienter
- Hosting i EU og en databehandleraftale
- Mulighed for betaling ved booking, hvis første samtale koster noget
Sådan gør I det i Tempari
Tempari er bygget til virksomheder, der lever af aftaler, og advokatfirmaer er en af dem. Vælger I advokat, når I opretter virksomheden, starter Tempari med ydelser skrevet til en advokatvirksomhed. Alle ydelser kan rettes eller slettes.
Herefter vælger I pr. ydelse, om den skal godkendes først eller bookes direkte, hvilke spørgsmål bookingformularen stiller, og om mødet er fysisk eller online. Onlinemøder får et Teams-link, når I har forbundet jeres Outlook-kalender med en Microsoft 365-arbejds- eller skolekonto.
Ejere og administratorer ser alle klienter, mens øvrige medarbejdere kun ser de klienter, de selv har mødt eller oprettet. Hvert kontor får sin egen bookingside, og data opbevares i EU med en databehandleraftale.
Læs mere om Tempari til advokater, eller se, hvordan booking med godkendelse fungerer.
Se alle funktioner eller se priserne. Alle abonnementer kan prøves gratis i 30 dage uden betalingskort.
