الحجز الإلكتروني لمكاتب المحاماة: كيف تستقبل الاستشارات الأولى
يتواصل معظم العملاء الجدد مع مكتب المحاماة بالطريقة نفسها: يتصلون أو يرسلون بريدًا إلكترونيًا، ثم تتبادلون الرسائل عدة مرات قبل الاتفاق على موعد. وهذا وقت لا يستفيد منه العميل ولا موظفو الاستقبال، وقد يتواصل العميل المستعجل ببساطة مع المكتب التالي في القائمة.
يحل الحجز الإلكتروني جزءًا من ذلك. لكن مكتب المحاماة لا يستطيع ببساطة وضع تقويم مفتوح على موقعه الإلكتروني. فهناك تعارض مصالح يجب التحقق منه، وسرية يجب احترامها، ويجب أن تصل المحادثة الأولى إلى المحامي الذي يعمل فعلًا في ذلك المجال. إليك كيف تفعل ذلك.
الاستشارة الأولى: حجز مباشر أم موافقة أولًا؟
هناك طريقتان لاستقبال الاستشارة الأولى.
الحجز المباشر: يختار العميل وقتًا شاغرًا، فيتأكد فورًا. وهو الأسرع للعميل، لكن الوقت يُشغَل في التقويم قبل أن تعرف من العميل أو ما موضوع القضية.
طلب الحجز: يختار العميل وقتًا ويرسل طلبًا. تراه، وتتحقق منه، ثم توافق أو ترفض قبل تأكيده. لا يزال العميل هو من يختار الوقت، لكن الكلمة الأخيرة لك.
بالنسبة لمعظم مكاتب المحاماة، يكون طلب الحجز هو الأنسب للاستشارات الأولى، بينما يمكن حجز اجتماعات المتابعة مع العملاء الحاليين مباشرة. اختر نظامًا تقرر فيه ذلك لكل خدمة، حتى لا تضطر إلى اختيار طريقة واحدة لكل شيء.
تحقّق من تعارض المصالح قبل تأكيد الموعد
قبل أن تتولى قضية، عليك التأكد من عدم وجود تعارض في المصالح. وهذا أسهل قبل المحادثة الأولى منه أثناءها.
مع طلب الحجز، يمكنك دمج التحقق في الحجز نفسه:
- أضف سؤالًا إلى نموذج حجز الاستشارات الأولى يطلب اسم الطرف الآخر، إن وُجد.
- عند وصول الطلب، ابحث في نظام إدارة القضايا كالمعتاد.
- إذا لم يكن هناك تعارض، فوافق على الموعد. وإذا وُجد، فارفض الطلب قبل الاتفاق على أي شيء.
بهذه الطريقة لن تؤكد أبدًا اجتماعًا تضطر بعدها إلى إلغائه.
اطلب ما تحتاج إليه فقط
نموذج الحجز ليس المكان المناسب لتفاصيل القضية. اطلب ما تحتاج إليه للاستعداد والتحقق من التعارض: الاسم، وبيانات التواصل، ومجال الممارسة، والطرف الآخر إن وُجد. ويمكن للعميل أن يخبرك بالباقي في الاجتماع.
يبقي ذلك كمية البيانات الشخصية في حدها الأدنى، ويجعل ملء النموذج أسرع. وإذا كان نظام الحجز يعالج البيانات الشخصية نيابة عنك، فأنت بحاجة إلى اتفاقية معالجة بيانات مع المزوّد. وتختار مكاتب كثيرة أيضًا نظامًا تُخزَّن فيه البيانات داخل الاتحاد الأوروبي.
دع العميل يحجز مع المحامي المناسب
لا ينبغي أن يتمكن عميل يحتاج إلى مساعدة في تركة من حجز موعد مع محاميك المتخصص في القانون التجاري. نظّم خدماتك حسب مجال الممارسة، مثل قانون الأسرة أو الوصايا والتركات أو القانون التجاري، واربط كل محامٍ بالمجالات التي يعمل فيها. وبمجرد اختيار الخدمة، لا يرى العميل إلا المحامين القادرين على المساعدة.
وإذا كان لديك عدة مكاتب، فامنح كل مكتب صفحة حجز خاصة بعنوانه ومحاميه.
حضوريًا أو عبر الإنترنت
تنجح كثير من الاستشارات الأولى كاجتماع فيديو. قرّر لكل خدمة: يعرض الاجتماع الحضوري عنوان المكتب في التأكيد، ويحصل الاجتماع عبر الإنترنت على رابط Teams تلقائيًا. فلا يحتاج أحد إلى تذكّر إرسال رابط لاحقًا. تتطلب روابط Teams عادة ربط التقويم بحساب عمل أو مؤسسة تعليمية على Microsoft 365؛ فحساب Outlook.com الشخصي لا يكفي.
استشارة أولى مجانية أم مدفوعة
كون الاستشارة الأولى مجانية قرار تجاري. وإذا كنت تتقاضى أجرًا عليها، فيمكنك أن تدع العميل يدفع عربونًا أو المبلغ كاملًا عند الحجز. وهذا يقلل أيضًا عدد العملاء الذين لا يحضرون.
قائمة مراجعة: ما الذي يجب أن يفعله نظام الحجز
- طلب الحجز، يُختار لكل خدمة
- نموذج حجز تحدد فيه الأسئلة لكل خدمة، مثل الطرف الآخر
- خدمات مرتبطة بالمحامين الذين يقدّمونها
- روابط Teams تلقائية للاجتماعات عبر الإنترنت
- صفحة حجز لكل مكتب، إذا كان لديك عدة مكاتب
- تذكيرات للعميل قبل الاجتماع
- التحكم في الصلاحيات، حتى لا يرى كل موظف جميع العملاء
- الاستضافة في الاتحاد الأوروبي واتفاقية معالجة بيانات
- الدفع عند الحجز، إذا كانت الاستشارة الأولى مدفوعة
كيف تفعل ذلك في Tempari
صُمم Tempari للأعمال التي تعتمد على المواعيد، ومكاتب المحاماة من بينها. اختر محامٍ عند إنشاء عملك، وسيبدأ Tempari معك بخدمات مكتوبة لمكتب محاماة. يمكنك تعديل أي منها أو حذفه.
ثم تختار لكل خدمة ما إذا كانت تحتاج إلى موافقة أولًا أو تُحجز مباشرة، وما الأسئلة التي يطرحها نموذج الحجز، وما إذا كان الاجتماع حضوريًا أو عبر الإنترنت. وتحصل الاجتماعات عبر الإنترنت على رابط Teams بمجرد ربط تقويم Outlook بحساب عمل أو مؤسسة تعليمية على Microsoft 365.
يرى المالكون والمسؤولون جميع العملاء، بينما لا يرى بقية الموظفين إلا العملاء الذين قابلوهم أو أضافوهم بأنفسهم. ويحصل كل مكتب على صفحة حجز خاصة به، وتُخزَّن البيانات في الاتحاد الأوروبي مع اتفاقية معالجة بيانات.
اقرأ المزيد عن Tempari لمكاتب المحاماة، أو اطّلع على كيفية عمل طلب الحجز.
اطّلع على جميع المزايا أو اطّلع على الأسعار. يمكن تجربة كل باقة مجانًا لمدة 30 يومًا، دون الحاجة إلى بطاقة.
